Un encadrement de qualité et un suivi au plus près des besoins du doctorant ou de la doctorante

Le doctorant ou la doctorante est placé sous la responsabilité de son directeur ou sa directrice de thèse. Un co-encadrement peut contribuer au suivi du doctorant ou de la doctorante. Dans ce cas, les rôles et responsabilités de chaque encadrant ou encadrante sont définis et explicités dans la convention individuelle de formation. Comme pour tout projet, il est important de réaliser des bilans d'étape à intervalle régulier, afin de s'assurer de sa progression, revoir le calendrier, décider de nouvelles orientations, prendre du recul et préparer l'avenir. L’école doctorale assure un suivi du déroulement de la formation doctorale tant sur le plan du projet de recherche que sur celui du projet professionnel.

Tout au long de la formation doctorale, le rôle de l’encadrant ou l'encadrante est d'accompagner le doctorant ou la doctorante dans la gestion de son projet doctoral, d'élaborer avec elle ou lui le plan de travail des recherches, de veiller au respect des délais dans le planning global du projet et de lui permettre de disposer des équipements et des ressources nécessaires pour ses travaux.

La personne chargée de l'encadrement s'assure que le doctorant ou la doctorante s'intègre correctement dans l'équipe de recherche avec pour objectif une autonomie croissante tout au long du projet. Cette personne lui apporte des conseils bibliographiques, scientifiques et méthodologiques, discute et valide avec elle ou lui les résultats obtenus. Elle conseille le doctorant ou la doctorante pour la valorisation de ses résultats (publications, colloques, brevets, etc.).

La personne chargée de l'encadrement discute également avec le doctorant ou la doctorante de son projet professionnel, lui permet de suivre des formations (voire lui en conseille) et la ou le met en relation avec des personnes de son réseau professionnel si cela peut l'aider à préparer son avenir.

Du point de vue de l'encadrement, c'est une part significative de son temps qui doit être accordée à la rencontre du doctorant ou de la doctorante. C'est pourquoi, la personne chargée de l'encadrement doctoral ne peut superviser qu’un nombre limité de projets doctoraux simultanément. Le nombre maximum de doctorantes ou doctorants encadrés par un directeur ou une directrice de thèse est déterminé par le règlement intérieur de l’école doctorale à laquelle elle ou il est affilié. 

Le comité de suivi individuel veille au bon déroulement du projet doctoral et à sa réalisation dans le temps imparti, en s’appuyant sur la charte du doctorat et la convention individuelle de formation. Il évalue, dans un entretien avec le doctorant ou la doctorante, les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche. Il échange avec le doctorant ou la doctorante sur sa poursuite de carrière, s’assure qu’elle ou qu'il bénéficie de formations adaptées à son projet de recherche et à son projet professionnel. Il s’assure de sa sensibilisation à l’éthique de la recherche et à l’intégrité scientifique. Il veille à prévenir toute forme de conflit, de discrimination et de harcèlement. Le comité de suivi individuel permet au doctorant ou à la doctorante de présenter l'état d'avancement de son projet de recherche, d'évoquer les difficultés rencontrées et de discuter des moyens mis en œuvre pour les contourner. Il permet également de faire le point sur le Plan individuel de formation du doctorant ou de la doctorante et sur son projet professionnel.

Le comité de suivi se réunit au moins une fois par an jusqu’à la dernière inscription en doctorat. Chaque réunion comprend obligatoirement un entretien individuel entre le comité et le doctorant ou la doctorante. En dehors des réunions prévues en début de formation doctorale, le doctorant, la doctorante, le directeur ou la directrice de thèse, peut à tout moment solliciter la réunion du comité de suivi. L’école doctorale peut également demander la tenue de réunions supplémentaires si elle le juge utile. Le comité de suivi formule des recommandations et transmet un rapport de l'entretien qui est communiqué à l'école doctorale, au directeur ou à la directrice de thèse et au doctorant ou à la doctorante.

Chaque école doctorale détermine dans son règlement intérieur les modalités de composition et de fonctionnement des comités de suivi. Chaque comité de suivi comporte au moins deux membres. L’école doctorale veille à l’indépendance des membres du comité de suivi vis-à-vis du directeur ou de la directrice de thèse.

Le doctorant ou la doctorante tient à jour un portfolio qui comprend la liste détaillée des formations et des activités auxquelles elle ou il a participé, en y incluant l’enseignement, la diffusion de la culture scientifique ou le transfert de technologies. Ce document valorise les capacités et compétences cultivées pendant la formation doctorale.